Yeni bir girişim fikri olan veya ofis giderlerini düşürmek isteyen girişimcilerin yeni gözdesi olan hazır ofislerin sayısı ülkemizde de yavaş yavaş artıyor. Bir çok girişimci temizlik ve faturalar gibi sabit ofis giderlerinden kurtulmak için bile hazır ofis kiralama yolunu seçebiliyor.

Bizde erkekse.com olarak hazır ofis ya da sanal ofis kiralamadan önce dikkat etmen gereken şeyleri şöyle bir derleyip, topladık. Ancak bunlara geçmeden önce kısaca hazır ofisin ne olduğundan ve niçin girişimcilerin hazır ofisleri tercih ettiğinden bahsedelim.

Hazır ofis nedir?

Hazır ofisler için en uygun örnek otellerdir. Parayı verir ve otel odasını tıpkı kendi evinmiş gibi kullanırsın temizlik, mobilya seçimi gibi hiçbir şeyle ilgilenmen gerekmez. Hazır ofislerde bu mantıkla çalışır.

Şimdi düşün; işin için bir ofise ihtiyacın var. Ne yapman gerekir? Öncelikle merkezi bir konumda kiralık bir ofis bulman lazım daha sonra mobilya alacaksın. Ardından elektrik, telefon, internet, su gibi ihtiyaçları giderebilmek için abonelikler açtıracaksın ve düzenli olarak bunların faturaları ile ilgilenmen gerekecek. Ofisi temizlemen de lazım. Yani ofis içi tüm işleri senin yapman veya para karşılığı yaptırman gerekecek.

Hazır ofislerde ise durum farklıdır. Aylık belirli bir ücret öder, laptobunu alır ve ofisine gidersin. Mobilya, fatura, temizlik gibi şeylerle uğraşmazsın. Zamandan ve paradan inanılmaz bir tasarruf sağlamış olursun.

Sanal ofislerde iş biraz daha farklıdır. Sadece resmi evraklarda adres olarak şirketin sana verdiği adresi kullanırsın ancak orada fiziksel olarak bir ofisin bulunmaz. Daha çok evden çalışan kişiler için uygundur.

**Niçin hazır veya sanal ofis tercih edilir? **Hazır ya da sanal ofisin tercih edilmesinin en büyük sebebi zaman ve paradan tasarruf etmektir. Yapılan bu tasarruf işini veya ürününü geliştirmek ya da tanıtmak için kullanılabilir. Bir girişimci başlangıçta elinden geldiğince zamanını ve parasını ürününe harcamalıdır. Mobilya ve sabit ofis giderlerine harcayacağı zaman ve parayı dahi ürününü geliştirmek ve tanıtmak için kullanmalıdır.

Hazır ofis seçimi yaparken dikkat edilmesi gerekenler nelerdir?

Hazır ofis çok fazla detaya sahip bir hizmet türüdür. Bu hizmeti veren şirketlerin sayısı da her geçen gün artıyor ve rekabet bu alana da geliyor. Hazır ofis sektöründe de rekabet başladığı için şirketler tercih edilmek için yeni hizmetler sunmayı teklif ediyor. Bu tür ekstra hizmetlere bu yazımızda değinmeyeceğiz ancak seçeneklerini ikiye indirirsen daha fazla hizmet vaadinde bulunan şirketi tercih edebilirsin.

Hazır ofis seçimi yaparken iyi ve kötü senaryoları her zaman göz önünde bulundurmakta fayda var.

Merkezi bir konum gerçekten iyi olur!

İster gerçek bir ofis arıyor ol ister hazır bir ofis hiç fark etmez ofisinin merkezi bir konuma sahip olması önemlidir. Hem müşterilerinin gözünde seni prestijli hale getirecek hemde kolay ulaşılabildiği için rakiplerinden daha iyi bir başlangıç yapma imkanına sahip olacaksın.

Konumu merkezi olsun diye gidip de evinden uzak bir yerden hazır ofis kiralamaya kalkma. Trafikte kaybedeceğin zaman ve yol için harcadığın ulaşım giderin yaptığın tasarrufun boşa gitmesine sebep olacaktır.

Evine en yakın merkezi konumdaki hazır ofis senin için avantaj olacaktır.

Ücrete neler dahil ve kontrat var mı?

Sermayen sınırlı ve girişiminin gerçekten para kazanıp kazanamayacağından emin değilsen dikkat etmen gereken şeylerden birisi de esnek ödeme seçeneklerinin sunuluyor olmasıdır.

12 ya da 24 ay seni bağlayan kontratlardan uzak dur. Olur da işlerin iyi gitmez ve ofisini kapatmak istersen kontrat süren dolmadığı için senden ödeme talep edebilirler. Beklenmedik sorunlar her zaman olabilir. Olası durumları ofis şirketin ile önceden detaylıca görüş.

Fiyatlara neler dahil tam olarak öğrenmen gerekiyor. Hazır ofis firmaları ihtiyaca uygun olarak bazı paketler hazırlar ve haliyle bunların fiyatları da farklı olur. Senin ödediğin fiyata neler dahil iyice öğren. İstediğin bir hizmet senin paketin de olmaya bilir veya var olan bir hizmetten bilmediğin için yararlanmıyor olabilirsin.

Büyüme ve genişlemeye müsait mi?

Bugün girişimini tek başına hayata geçiriyor olabilirsin. Peki ya yarın işin iyi gider ve büyümek istersen? Zamanla 2, 3, 5 hatta daha fazla personel çalıştırman gerekirse ofis şirketin sana bu imkanı sunabilecek mi? Sözleşmen ve kontratın buna uygun mu? Çevrendeki odalardan boş olanlar var mı? Alan büyüdüğü zaman ücreti astronomik olarak yükseliyor mu? Tüm bunların cevaplarını da önceden hazır ofis şirketi ile görüşmeli ve net cevaplar almalısın.

Sekreter hizmeti var mı?

Bazı hazır ofis şirketleri iyi bir santrale ve işini iyi yapan sekreterlere sahiptir. Elbette tamamen senin işlerinle ilgilenen bir sekreterden bahsetmiyoruz. Sadece kurduğun şirketinin telefonlarını senin şirketinin adı ile açan ve telefonuna aktaran hizmetten bahsediyoruz.

Böyle bir hizmet girişimizin kurumsal ve köklü bir şirket olduğu algısını oluşturur. Müşterilerine verdiğin ilk izlenim önemlidir ve bu hizmet gerçekten ilk izlenimi olumlu yönde etkiler.

Ortak alanları var mı?

Hazır ofislerin en önemli özelliklerinden birisi de ortak alanlarıdır. Temel mantık girişimcilerin birbirleri ile tanışarak bir networking oluşturmasıdır. Bu özellikle de girişimlere yönelik bir girişimin varsa daha da önemlidir. Yatırımcılar ve olası müşteriler ile tanışmak için oldukça etkili alanlardır.

Hazır ofis kiralayacağın firmanızda bahçe ya da lobi benzeri bir ortak alan varsa bu çok önemli bir avantajdır. Bu alanlarda mümkün olduğunca fazla zaman geçir.

Toplantı odaları var mı?

Hazır ofislerde müstakil olarak kullanabileceğin ofis alanı küçük olacağından toplantılarını yapabileceğin bir toplantı odasının olması önemlidir. Müşterilerin geldiğinde onları sıkışık bir şekilde ağırlamak hoş olmayabilir.

Karar vermeden önce toplantı odalarını gez, buradaki ekipmanları dene. Nelerin fiyata dahil olup olmadığını öğren. Toplantı odasında olmazsa olmazlar vardır. Toplantı odasında iyi durumda bir projeksiyon cihazı, beyaz tahta, telekonferans için uygun bir alt yapı ve kablosuz internetin olması gerekir.